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El experto en transformación tecnológica nos comenta en esta entrevista qué son los sistemas de digitalización, cuáles son las preguntas claves que debemos hacernos antes de implementar cualquier acción en este sentido, y qué beneficio les otorga a las empresas – sin importar sus tamaños – sobre todo en momentos de grandes cambios y avances digitales como ha sido el 2020. 

Totti Könnölä es Doctor en Ciencias Tecnológicas y Máster en Economía Medioambiental. Es un directivo y asesor en el ámbito de la innovación, el emprendimiento y la digitalización. Fundador y CEO de dos empresas de consultoría (anteriormente en Impetu Solutions y actualmente en Insight Foresight Institute), Könnölä es un apasionado promotor de la transformación tecnológica y social. 

Se autodefine como un profesional “híbrido” ya que ha coordinado numerosos proyectos de prospectiva, evaluación y toma de decisiones con gestores industriales, directores de investigación, responsables políticos y otros agentes interesados.  Además, porque sus roles como directivo, asesor y experto, se funden para brindar todo ese caudal de conocimiento, experiencias y herramientas a sus estudiantes, ya que también se desempeña como coordinador académico del MBA Responsable de CMI y profesor de los másteres: RSC y Sostenibilidad, Dirección de Marketing y Comercio Internacional Responsable, Gestión Humana y Desarrollo Organizacional, y Dirección de Finanzas Sostenibles. 

De hecho, su asignatura “Dirección de sistemas de digitales de la información y comunicación en organizaciones”, donde trata de manera profunda los temas que introduce en este reportaje, fue la más valorada por los estudiantes del MBA dado su interesante contenido, aplicación práctica y propuesta pedagógica. 

¿Estas ansioso/a por leer los consejos que este experto tiene para tu empresa, organización o proyecto? ¡Adelante!  

• ¿Qué son los sistemas de digitalización de la información y comunicación en las empresas? ¿Por qué muchas de ellas empezaron a implementarlos este año? 

Este año ha sido brutal para muchas personas, con la pandemia las empresas en poco tiempo han tenido que digitalizar todo lo que no se habían podido imaginar nunca. Eso ha tenido impacto también en el largo plazo, nos hace pensar cómo vamos a gestionar nuestra información y comunicación más adelante. 

Los sistemas de información de las empresas son difíciles de cambiar de un día para el otro, entonces lo que han tenido que hacer fue sacar el máximo provecho de las herramientas más cercanas. Lo fundamental es pensar cómo se usa la información, y cómo podemos utilizarla para conectar a los proveedores, colaboradores, partners y entender así lo que ocurre en el entorno para poder actuar en él. 

 Y ahí también recogeremos información para actuar en el campo de responsabilidad social corporativa, tanto datos sociales, como medioambientales, o económicos. 

Con estos avances, ahora las empresas están mirando las ventajas que puede tener el teletrabajo, o el trabajo dividido en distintos continentes y sedes. También generan nuevos retos de cómo establecer estas relaciones laborales y encontrar nuevas soluciones.  

• Cuando hablamos de sistemas de digitalización, ¿siempre nos referimos a grandes empresas o es algo que puede llevarse a cabo también en las pequeñas? 

No considero que tiene que ser algo sólo para empresas grandes, realmente cualquier empresa que tenemos hoy en día suele tener al menos correo electrónico. Y también vemos con la nube, la gran cantidad de oportunidades de contratar suscripciones de diferentes sistemas que luego se puedan integrar. 

Tener los proveedores y soluciones de información en la nube, permite luego escalar en un negocio o también reducir carga, entonces esta integración de las plataformas nos otorga mayor flexibilidad, la capacidad de escalar hacia distintos niveles de complejidad, saldar algunas dudas sobre cómo garantizamos la seguridad, de cómo nos aseguramos que todo está actualizado. Esos son algunos de los beneficios de tener un proveedor que gestione la nube.  

Lo que sí puede ser difícil para una empresa que intenta conectar diferentes proveedores es la integración de la información, porque al final los sistemas de información lo que intentan hacer es también es encontrar sinergias y darnos un análisis de cómo diferentes funciones influyen en el negocio. Se trata de información de valor que tendremos a nuestra disposición para gestionar y desarrollar las estrategias en nuestra empresa.  

Las empresas pequeñas pueden tener todo en un servidor o proveedor, y asegurarse que hay integración, pero allí puede haber problemas como estar comprometido con ese proveedor y si hay algún incidente será más difícil solucionarlo si va más allá de lo que el proveedor puede o quiere hacer. Además, muchas veces se van contratando soluciones de diferentes proveedores según emergen las necesidades, pero luego está el problema de cómo integrar todo.   

Pero sí, las empresas pequeñas hoy en día tienen en su alcance todo tipo de sistemas, como la gestión de relaciones con clientes, control de la cadena de suministro, inspeccionar sus propios procesos, como los de contabilidad. También la contabilidad está cada vez más digitalizada, hay sistemas que nos ayudan a conectar directamente con el servicio público y hacer todo el papeleo de una forma más ligera. 

Hay que mirar bien las oportunidades y cómo podemos reducir costes. Y, además, como ahora contamos con procesos que se desarrollan a distancia, estos sistemas nos ayudan independientemente del tamaño de la empresa. 

• ¿Cuáles son los primeros pasos para concretar todo esto en las empresas? 

Siempre cuando hablamos de comprar soluciones informáticas, de la nube o no, lo que tenemos que tener claro es para qué son, cuáles son los procesos del negocio que vamos a digitalizar. Si no tenemos claro cuáles son las estrategias, o no involucramos a los usuarios que los van a implementar, no sirve. 

Por ejemplo, si vamos a tener un sistema de gestión de relaciones de clientes, puedes involucrar a los responsables de ventas, que son quienes conocen los procesos, los intereses y necesidades de los clientes, entre mucha otra información relevante. Es decir, tenemos que mirar las diferentes opciones e involucrar al equipo que las tendrá que llevar a cabo, creo que desde ahí se puede empezar cualquier proceso sano.  

• ¿Qué le dirías a una persona que no esté convencida de apostar por estos procesos? ¿O que tiene una organización pequeña, con una única sede, y entonces considere que no es necesario?   

Bueno, obviamente tener todo digitalizado no es el objetivo final. Puede haber casos donde esto no juegue un papel tan importante. 

Lo que sí es muy bueno es tener una conversación con el equipo y ver cuáles son sus necesidades, y pensar qué actividad consume la gran parte de nuestro tiempo, ahí veremos qué procesos son los que debemos digitalizar. 

Por ejemplo, en las tiendas con una cantidad considerable de clientes un CRM (Customer relationship management) puede ayudarnos a entender qué es lo que más vende, identificar cuáles son los clientes más rentables, cómo establecer una relación con ellos, conectar los datos, ver lo que a tus clientes les interesa, entre muchas otras cosas. 

Si estamos implementando distintas acciones, es muy fácil perder el seguimiento de cada una, y evaluarlas si han funcionado o no, pero si tenemos un sistema de comunicación que conecte los diferentes hilos, esto además de facilitarnos la vida, ayuda a encontrar los sentidos, las tendencias de cada sector o lógicas de funcionamiento, y con esto se pueden evitar errores.  

Otro aspecto importante es que, cada vez más, los clientes tienen en cuenta más allá de lo que pueden ver y tocar, desean saber de dónde vienen los productos y las materias primas con los que están hechos, desean conocer su trazabilidad. Entonces, si tienes un sistema conectado, sabrás de dónde vienen los productos, los eslabones de la cadena involucrados, y si tus proveedores son responsables, que es un valor muy importante hoy en día, podrás publicar toda esa información. 

La digitalización depende mucho del tipo de negocio y de los objetivos que tengamos, hay que analizar en cada caso qué se necesita y cuáles son las metas a alcanzar, pero lo que sí sabemos que incorporar acciones en este sentido nos da mayor organización, menor pérdida de tiempo, y análisis y conexiones de datos para el desarrollo responsable del negocio.